Как оформить представительские расходы

5 документов для подтверждения представительских расходов

Как оформить представительские расходы

Что такое представительские расходы?
Процесс извлечения прибыли современных компаний тесно взаимосвязан с вычетом определенных расходов, которые образуются в результате производственной деятельности. Помимо основных затрат, предприятиям приходится вычитывать определенную сумму из полученной прибыли на проведение официальных мероприятий с партнерами по бизнесу.
Законодатель учел данную необходимость и установил, что затраты, связанные с налаживанием деловых контактов, необходимо отнести в специальную категорию – «представительские расходы». Рассмотрим, как правильно оформить дополнительные траты, чтобы не испортить взаимоотношения с налоговиками.

Представительские расходы – что это такое

Упоминание о представительских расходах содержится в налоговом законодательстве
Кроме этого, расходы, связанные с привлечением переводчика, тоже относятся к представительским.
Документальное оформление и отражение представительских расходов в бухотчетности представлены в этом видео:

Состав представительских затрат

Исходя из сути статьи 264 НК РФ, состав представительских расходов можно описать в 4 группах:

  • Буфетное обслуживание гостей.
  • Расходы, связанные с обеспечением транспортных услуг и на доставку участников мероприятия в место проведение встреч.
  • Затраты на привлечение переводчика. При этом налоговые службы отказываются принимать траты на переводчика от тех организаций, у которых в штате числится переводчик.
  • Посещение культурно-зрелищных торжеств.
  • Какими документами оформить

    Итак, в основной пакет требуемых документов входит:

  • Детальный отчет о проведении конкретного мероприятия. В документе отображаются все значимые события из деловых встреч. Например, детали достигнутых соглашений, подписанных документов и т.д.
  • Смета расходов. Напротив каждого раздела ставится соответствующая отметка о произведенных расходах.
  • Платежная документация. Каждая покупка должна быть подтверждена квитанцией.
  • Приказ о проведении представительского мероприятия. Документ издается от имени руководства и должен отражать цель проведения деловых переговоров, дату проведения, список лиц, которые будут в нем участвовать и место проведения мероприятий.
  • Акт о списании определенных видов затрат из налогооблагаемой прибыли. Без этого документа налоговые службы не примут сведения о произведенных расходах. Именно в нем указывается итоговое значение произведенных трат на официальный прием иностранных гостей.
  • Стоит отметить, что данный перечень в некоторых случаях может быть дополнен еще одним документом. Если программа приема гостей включает сразу несколько этапов развлечения, юристы рекомендуют оформить программу проведения мероприятий, в котором будут поэтапно расписаны все действия.

    Что не входит

    В список представительских затрат запрещается вносить следующие направления обслуживания:

  • Средства, потраченные на аренду имущества. Тут вы узнаете, как правильно составить акт приёма-передачи помещения в аренду.
  • Покупка сувениров и прочих подарков. Однако есть небольшое исключение: если на предмете отображена символика организации, то ее включают в состав представительских расходов.
  • Затраты, связанные с перелетом гостей. Как правило, сотрудники налоговых служб отказывают во включении таких расходов в группу представительских. Однако доставка на непосредственное место проведения мероприятия все же входит в состав представительских.
  • Встречи с клиентами, проведенные в неформальной обстановке, тоже не включаются в список представительских мероприятий.
  • Смета по представительским расходам.
    Порядок действий для оформления представительских расходов:

  • Составление сметы на проведение представительских мероприятий за отчетный год. На данном этапе руководство в составе совета директоров согласует сметную документацию, в котором указывается ориентировочная стоимость расходов на представительские мероприятия за отчетный год.
  • После согласования сметы издаются организационно-распорядительные документы, содержащие список лиц, которые будут вести учет расходов, а также регламент выдачи подотчетных бумаг.
  • Следующий этап связан с оформлением документов на проведение конкретных торжеств. Руководитель помимо приказа о проведении встреч и переговоров, должен издать приказ об отправлении приглашений на встречу.
  • Передача в бухгалтерию приказа о выдаче необходимых средств на проведение мероприятий. В нем же указывается список сотрудников, которым дозволено тратить деньги.
  • После проведения всех деловых мероприятий ответственное лицо готовит отдельный отчет о проведенных затратах, который передается в бухгалтерию.
  • Чтобы представительские расходы не включили в состав налоговой базы, рекомендуется подробно отчитываться о деловых мероприятиях.

    Как определить норматив исчисления

    Для того чтобы представители юридических лиц не злоупотребляли налоговыми льготами, законодатель установил правило нормирования представительских расходов. В качестве основы при определении нормы выступают затраты на оплату труда. Здесь вы узнаете, какие льготы по закону положены ИП и как их получить.

    В п.2 ст. 264 НК говорится, что величина расхода не должна превысить 4% от размера оплаты труда на отчетный период. При этом данная позиция действует в отношении тех субъектов, которые исчисляют сбор по общей схеме налогообложения.
    Если же организация осуществляет деятельность по схеме УСН, то представительские вычеты вообще не действуют. Какой установлен лимит доходов, выручки при УСН вы можете узнать в статье по ссылке.
    Приказ о проведении официальной встречи и расходах.

    Пример расчетов

    ООО «Спецстрой» провел официальную встречу с представителями ООО «Гарант-Сервис» о строительстве дополнительного офиса для продажи и обслуживания торгового оборудования.
    В результате проведенной встречи, ООО «Спецстрой» потратил следующие средства:

  • Организация обеда в ресторане – 8 000 рублей.
  • Транспортное обслуживание – 2 000 рублей.
  • Чтобы вычислить норматив, необходимо сложит данные о расходах на оплату труда и 4% указанные в качестве предельной величины вычета.
    Несмотря на то что объем фактических затрат составляет 10 000 рублей, налоговые преференции будут действовать только в размере 6 000 рублей.
    Таким образом, правильное оформление дополнительных затрат позволяет существенно снизить налогооблагаемую прибыль. Именно поэтому компаниям целесообразно зафиксировать каждый вид затрат, чтобы в последующем рассчитывать на налоговые преференции.
    Как правильно учесть представительские расходы вы можете посмотреть тут:

    Условия документального оформления представительских расходов

    Как оформить представительские расходы

    Затраты, которые выделяются компанией на проведение каких-либо представительских мероприятий, на сегодняшний день являются одними из наиболее спорных.
    Причина такого противоречия заключается в ключевых особенностях и самой юридической природе подробных мероприятий, в связи с чем многие предприниматели, которые занимаются их проведением, регулярно сталкиваются с различными сложностями.
    Именно поэтому для того, чтобы минимизировать налоговые риски, предприниматели должны правильно понимать, как осуществляется документальное оформление представительских расходов в 2018 году и как этот вопрос регулируется действующим законодательством.

    Что входит, а что нет

    В соответствии с положениями, указанными в пункте 1 статьи 264 Налогового кодекса, в категорию представительских затрат включены любые расходы, которые относятся к официальному приему или обслуживанию каких-либо лиц.
    В частности, это касается представителей других компаний, принимающих участие в проведении переговоров для поддержания или установления взаимного сотрудничества, а также тех участников, которые прибывают для проведения заседания совета директоров или же каких-либо других руководящих органов.
    К обслуживанию же в данном случае относится транспортировка всех участников проводимого мероприятия, буфетное обслуживание и оплата услуг переводчиков.
    При этом стоит отметить тот факт, что в число представительских расходов не входят следующие категории затрат предпринимателей:

    • аренда помещения;
    • расходы, выделенные для организации развлекательных мероприятий или отдыха, лечения и профилактики заболеваний;
    • любые затраты, которые выделены на обслуживание физических лиц, если они не являются частными предпринимателями или клиентами компании;
    • визовая поддержка, транспортировка иностранных граждан до гостиницы от вокзала, а также любые затраты, выделенные для обеспечения проживания;
    • приобретение сувенирной продукции.

    Главные детали

    Так как вопрос о проведении представительских мероприятий на сегодняшний день является достаточно активно обсуждаемым юридическими деятелями, нужно знать все ключевые особенности их проведения для того, чтобы не столкнуться с какими-либо проблемами.

    Зачем и по каким требованиям

    Представительские затраты относятся к обособленной категории издержек компании и могут использоваться для того, чтобы сократить налогооблагаемую базу компании, работающей на общей системе.
    Предоставить налоговым органам нужно внутреннюю учетную и контрактную первичную документацию. Первичная документация оформляется в процессе возникновения того или иного хозяйственного факта или же сразу после его появления. Руководитель компании в обязательном порядке утверждает форму первичного документа, используемого в компании, указывая его в учетной политике компании.

    Нормативы налогов

    Налоговый учет представительских затрат включает в себя три основных этапа:

  • Подсчет представительских расходов за текущий месяц.
  • Определение того, какая часть таких затрат может учитываться в текущем периоде в соответствии с нормативом в 4% от рассчитанных затрат на оплату труда. При этом стоит отметить, что суммы затрат и оплаты труда в процессе нормирования определяется нарастающим итогом, и если какая-то часть в одном квартале не учитывается, то в таком случае ее можно хотя бы частично учитывать на протяжении следующего квартала этого года.
  • Принимается к вычету НДС по всем представительским затратам, которые учитываются в пределах норматива как расходы текущего периода.
  • Приказ о проведении официального мероприятия

    Что стоит учитывать

    В соответствии с законами официальный прием предусматривает проведение завтрака, обеда, ужина или какого-либо другого аналогичного мероприятия, и под обслуживанием в данном случае подразумевается следующее:

    • транспортировка каждого участника на то место, где проводится представительское мероприятие, и обратно;
    • буфетное обслуживание (действующее налоговое законодательство не предусматривает подробный перечень напитков и продуктов, расходы на которые не могут указываться в составе представительских расходов);
    • оплата профессиональных переводчиков, которые не являются сотрудниками компании, но при этом обеспечивают перевод в процессе проведения указанного мероприятия.

    Представительские затраты могут учитываться даже в том случае, если по результатам проведенной встречи контракт или желаемый договор стороны не подписывали, так как Налоговым кодексом не определяется возможности признания подобных расходов в зависимости от результатов указанного мероприятия.

    Законные детали документального оформления представительских расходов

    Представительские затраты должны быть в обязательном порядке оформлены следующей внутренней документацией:

    • приказ руководителя компании;
    • программа мероприятий с указанием состава делегации и должностей приглашенных лиц;
    • список представителей компании, принимающих участие в проводимых переговорах, а также заседаниях руководящих органов;
    • перечень должностных лиц компании, имеющих право на получение средств для проведения мероприятий;
    • порядок выдачи средств;
    • смета представительских расходов;
    • акт о выделении затрат на представительские мероприятия;
    • отчет о предоставленных образцах и сувенирах;
    • меню, которое было утверждено руководителем столовой, если предоставление обеда осуществлялось самим предприятием;
    • авансовый отчет с указанием оригиналов первичной документации, то есть товарных чеков и чеков ККМ.

    Важные формальности

    Для корректного признания представительских затрат и использования их в целях сокращения базы налогообложения нужно правильно понимать все ключевые формальности, связанные с их оформлением.

    Критерии признания

    Для обоснования данных расходов нужно правильно учитывать следующие критерии:

    • под затратами подразумеваются любые расходы, имеющие документальное подтверждение и обоснование;
    • обоснование расходов предусматривает экономическую оправданность выделенных сумм;
    • документальное подтверждение затрат предусматривает наличие соответствующих документов, которые составлены в полном соответствии с действующим законодательством.

    Бухучет

    В бухгалтерском учете представительские затраты не нормируются или же в принципе относятся к категории затрат по стандартным видам деятельности. Таким образом, при оформлении соответствующей документации их нужно будет отразить на счете 26 или 44 в зависимости от того, был ли получен отчет к моменту утверждения авансовой отчетности или окончания мероприятия.

    В процессе списания в конце года на затраты сумм НДС, которые относятся к представительским затратам, превышающим нормативы, налоговые обязательства отражаются по Кт68 и Дб99.
    Смета на представительские расходы

    Наглядные примеры

    Стандартная схема отчетности может выглядеть следующим образом:

    • полное наименование компании;
    • должность и ФИО лица, заполняющего данную документацию;
    • дата оформления документа;
    • наименование «Смета представительских расходов» с указанием отчетного года;
    • указание полного перечня представительских расходов с указанием их вида и лимита годовых расходов, а также общей суммы;
    • подпись генерального директора компании.

    Помимо этого, также издается внутренний документ (к примеру, специальное положение о проведении подобных мероприятий), которое должно утверждаться приказом руководителя, в котором указываются следующие данные:

    • полное наименование компании;
    • номер приказа;
    • город и дата составления документа;
    • определение норм расходования средств на представительские расходы на отчетный год;
    • перечень лиц, которые имеют право получать средства на проведение представительских мероприятий;
    • указание лица, несущего ответственность за расходование средств;
    • указание лица, которое должно предоставлять ответственность о приеме;
    • указание необходимости обеспечения соответствующего отражения проведенных расходов в бухгалтерском и налоговом учете;
    • подпись генерального директора.

    Помимо всего прочего, само мероприятие должно проводиться в соответствии с приказом, в котором значится дата и ключевые особенности данного мероприятия.
    Отчет о проведении официальной встречи

    Особенности заполнения и содержания

    Унифицированные формы, в соответствии с которыми должны оформляться подобные затраты, законодательством не утверждены, и каждая компания имеет право разработать свои, некоторые из которых являются обязательными, и это:

    • приказ о проведении мероприятия с указанием даты, цели и места проведения, а также полного списка лиц;
    • программа представительского мероприятия, в которой указываются даты и этапы официального приема;
    • смета проводимого мероприятия, которая составляется на каждое мероприятие с постатейным указанием всех затрат;
    • отчетность о проведенном мероприятии с указанием наименования партнеров, даты, цели и места проведения;
    • акт на списание представительских затрат, в котором указывается точная сумма всех понесенных затрат.

    Помимо всего прочего, собираются также всевозможные чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных затрат.

    Отдельные уточнения

    Затраты на организацию развлекательных программ не могут учитываться в перечень затрат при оформлении налоговой отчетности, в то время как расходы на ужины, которые проводятся в позднее ночное время или же в процессе проведения командировок, могут включаться в данный перечень. Помимо этого, при учете представительских расходов нужно обеспечить возможность распределения принимаемых затрат от непринимаемых.

    Оформление приказа на представительские расходы

    Как оформить представительские расходы

    Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в приказе о подотчетных лицах. Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.
    Категории представительских затрат
    Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):

    • оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
    • расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
    • затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
    • оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.

    Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита — 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.
    Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.
    Приказ может выглядеть следующим образом:

    Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году

    Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.

    Данный документ содержит сведения:

    • название хозяйствующего субъекта;
    • заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
    • дата составления документа и месторасположение субъекта;
    • цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
    • обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
    • дата и время мероприятия;
    • перечисление запланированных рабочих моментов;
    • назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
    • указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
    • виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.

    В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.
    Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема. Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры.

    Оба документа обязательно утверждаются директором компании. Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании.

    В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.

    Оформление итогов деловой встречи

    По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.
    В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.

    Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.

    Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.

    Образец оформления

    Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

    Представительские расходы на

    Представительские расходы в 2018 году

    Как оформить представительские расходы

     Представительские расходы – это расходы организации на официальные примы, деловые встречи, которые совершаются в целях взаимовыгодного сотрудничества.
     С 2002 года к представительским расходам относят также все расходы компании, которые не связаны с производством товаров (оказание услуг) и ее реализацией. Данному виду расходов посвящается пункт 2 главы 264 НК РФ.  

     Согласно Постановлению ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), суд указал, что к представительским расходам можно отнести также те расходы, которые прямо в п. 2 ст. 264 НК РФ не упомянуты. Нетрудно понять, что список представительских расходов открытый.

     Для обоснования данных расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль, они должны соответствовать определённым критериям:

    •  Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.

     Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.
     Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
     Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:

    •  Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контр¬агента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль. 
    •  Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.
    •  Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.
    •  Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия по фамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия. 
    •  Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

     Помимо составление внутренних документов, необходимо собрать все чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.
     В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие.
     «Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

    Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:

    •  Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;
    •  Оформление визовых документов для своих сотрудников;
    •  Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;
    •  Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.

    Также читайте на сайте:
    Регистрация иностранного представительства
    3-НДФЛ для иностранных сотрудников

      Все услуги компании БУХпрофиНаши цены

    Представительские расходы – проводки на примерах

    Как оформить представительские расходы

    Представительские встречи и деловые переговоры являются одним из основных инструментов взаимодействия организации с действующими бизнес-партнерами и потенциальными клиентами.
    Проведение таких встреч, как правило, требует затрат, которые принято называть представительскими расходами.
    В статье Вы узнаете, какие расходы относят к представительским, как они отражаются в  бухгалтерских проводках  и какими документами оформляются.

    Понятие и состав представительских расходов

    Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.
    В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:

    • организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
    • предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
    • в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
    • организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.

    Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства.

    Отражение представительских расходов в проводках

    В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период.
    Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий.

    Представительские расходы во время командировки

    Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.
    В учете ООО «Магнит» представительские расходы были отражены следующими проводками:

    Дт
    Кт
    Описание
    Сумма
    Документ

    26
    71
    Учтены представительские расходы, понесенные Свиридовым во время командировки (7450 руб. — 1136 руб.)
    6314 руб.
    Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана

    19
    71
    Учтена сумма НДС по представительским расходам, которые были понесены Свиридовым во время командировки
    1136 руб.
    Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана

    Представительская встреча с проведением культурно-развлекательного мероприятия

    Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57 200 руб., в том числе:

    • обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в ресторан 5 200 руб.;
    • билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в театр 5 500 руб.

    Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО «Фиалка».
    Бухгалтер ООО «Фиалка» сделал в учете такие проводки:

    Дт
    Кт
    Описание
    Сумма
    Документ

    71
    50
    Катаевым С.Р. получены средства под отчет
    74 000 руб.
    Расходный кассовый ордер

    44
    71
    Учтены представительские расходы на обед и посещение театра (32 000 руб. + 14 500 руб.)
    46 500 руб.
    Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана

    50
    71
    Остаток неиспользованных средств возращен Катаевым в кассу (74 000 руб. — 46 500 руб.)
    27 500 руб.
    Приходный кассовый ордер

    44
    76
    Транспортной компанией выставлен счет на оплату услуг доставки (5 200 руб. + 5 500 руб.)
    10 700 руб.
    Счет-фактура

    76
    51
    Перечислены средства в счет оплаты за услуги доставки
    10 700 руб.
    Платежное поручение

    Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими расходами не признаются.

    Образец документального оформления представительских расходов

    Как оформить представительские расходы

    Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая «произвольность» дает простор для придирок со стороны государственных контролеров.
    Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия? Внутренняя документация Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами: 1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели. 2.
    Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны. 3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа. 4.

    Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий. 5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.

    Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
    Напомним эти реквизиты: — название документа; — дата составления; — наименование организации, которой составлен документ; — содержание хозяйственной операции; — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления; — личные подписи указанных лиц.

    Как правильно оформить представительские расходы — пример?

  • Место и дата проведения мероприятия.
  • Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  • Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  • Величина затрат на проведение события.
  • Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами.

    Представительские расходы: оформляем документы

    В избранноеОтправить на почту Представительские расходы как оформить — пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.
    Для чего осуществляется оформление представительских расходов Как оформить представительские расходы в 2018 году Перечень подтверждающих документов Оформляем представительские расходы: отчет Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2018 году Требования к первичке Итоги Для чего осуществляется оформление представительских расходов Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

    Акт на списание представительских расходов образец

    Внимание
    Выделенный мной оборот «могут являться, в частности» свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным.
    Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.
    закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

    Важно

    Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е.
    относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.

    Условия документального оформления представительских расходов

    Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.Генеральный директор Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия. Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.
    ООО «НАША ФИРМА» Приказ № г.Москва « 01» декабря 2011 года О проведении официального приема С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

    Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.
    2. Прием провести 29 декабря 2011 года в офисе компании. 3. Коммерческому директору : 3.1.

    Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц. 3.2.

    Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

    Понятие представительских расходов В последнее время все чаще хозяйствующие субъекты проводят встречи для определения направлений сотрудничества, оптимизации совместной работы или просто заключения сделок на взаимовыгодных условиях. При этом принимающая сторона несет расходы на проведение таких встреч и расходы иногда не маленькие.

    Поэтому вопрос учета таких расходов, называемых представительскими, становится все актуальнее. Не стоит забывать, что указанные выше расходы могут быть признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.

    Пример документального оформления представительских расходов

    Первичные документы После проведения представительских мероприятий кадровый работник — организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема. 1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).
    Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета. Эти продукты списываются на основании: — товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12; — накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

    Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
    ИТОГО 260 000,00 Генеральный директор Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты: — порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; — порядок расходования средств на представительские расходы; — порядок документального оформления представительских расходов; — порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; — нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).
    НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены. Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Начало оформления необходимых документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть изданы приказы или иным образом утверждены:

    • план мероприятия;
    • смета расходов;
    • список приглашенных лиц;
    • порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).

    После окончания мероприятия необходимо оформить документы, подтверждающие факт проведения мероприятия. Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года. 3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема. 3.4.
    Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года. 4. Главному бухгалтеру составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года. 5.
    Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Следующий документ – перечень приглашенных лиц.

    Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей.

    Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к.
    он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий).

    ❶ Как оформить представительские расходы

    Как оформить представительские расходы

    Инструкция
    Чтобы подтвердить необходимость таких затрат, вы должны составить оправдательные документы.
    Также вам необходимо иметь приказ руководителя об использовании денежных средств кампанией на такие расходы, первичные документы (это могут быть счета-фактуры покупок каких-либо продуктов, акты об оказании услуг и прочие), а также акт об осуществлении представительских расходов.
    Далее вам необходимо составить смету. Она должна состоять из следующих пунктов: цель данного мероприятия, дата, место проведения, состав приглашенных, величина представительских расходов и программа приема.

    Также вам необходимо сделать авансовый отчет об использовании суммы на основе первичных документов (чеки, счет-фактуры, квитанции и прочие).

    После использования данных средств, руководитель должен сформировать акт, включающий отчет о затратах и размер фактически потраченных сумм. Этот документ подписывается и скрепляется печатью организации.
    Согласно ПБУ, представительские расходы могут включаться при расчете налогов в отчетном периоде только в том случае, если они в сумме не превышают 4% от расхода на оплату труда.
    В бухгалтерском учете такие затраты отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». Если эти расходы превышают лимит, то они признаются вычитаемой разницей, которая в свою очередь откладывает налог на прибыль.
    Эта отложенная сумма уменьшает налог в последующих отчетных периодах.Такие затраты принято включать в состав прочих расходов, которые связаны с хозяйственной деятельностью предприятия. НДФЛ с данных сумм не начисляется только в том случае, если имеются правильно заполненные первичные документы, и затраты обоснованы.

    В бухгалтерском учете следует отразить представительские расходы следующими проводками:
    Д44 «Расходы на продажу» К60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – отражены расходы на официальные приемы.Д19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К60 – начислен НДС.

    Д60 К51» Касса» или 50 «Расчетный счет» – оплачены представительские расходы.
    Д68 К19 – принят к вычету НДС.В случае превышения лимита делаются проводки:Д09 «Отложенные налоговые активы» К68 «Расчеты по налогам и сборам» – отложенный налог.Д68 К09 – погашен отложенный налог.
    Д68 К19 – принят к вычету отложенный налоговый актив.

    • как оформить расходы без документов в 2018
    Huawei
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock
    detector